Rimborso per il Ritardo dell''Aereo: come procedere per ottenerlo

Se il tuo volo subisce un ritardo, è probabile che tu possa richiedere un rimborso completo o parziale del costo del biglietto. Infatti, per i ritardi aerei il Regolamento Europeo n261/2004 ha sancito un risarcimento che può arrivare ad una somma massima di 600€ per ogni passeggero colpito dal ritardo.

Sebbene la burocrazia possa spaventarci, non è necessario riempire o compilare alcun modulo di difficile comprensione. Avete, in realtà due strade: la prima è affidarvi ad un’agenzia di viaggi competente, come Traveldesign, che sarà in grado di gestire per voi l’iter burocratico e farvi ottenere il rimborso che vi spetta, oppure informarvi sul sito della compagnia aerea con cui avete viaggiato e compilare l’apposito modulo di rimborso che, una volta inviato, vi garantirà il risarcimento a cui avete diritto.

Ovviamente, affidandovi ad un’agenzia competente, non solo avrete la certezza di non commettere errori, ma vi eviterete tutta la parte burocratica, noiosa e a volte difficile da capire, eliminando al 100% il rischio di perdere il vostro meritato rimborso.

Quando vi spetta il rimborso?

Le specifiche legislative che regolano i trasporti aerei, a scopo turistico, prevedono che, quando un volo subisce ritardi maggiori di tre ore, tutti i passeggeri presenti su quell’aereo hanno diritto ad un indennizzo monetario che può variare tra i 250€ e i 600€. Il valore del rimborso, varia in base alla lunghezza della tratta, infatti, possiamo individuare tre fasce di indennizzo:

• 250,00€ per i voli che coprono una tratta inferiore a 1500km;
• 400,00€ per quanto riguarda le tratte, esclusivamente intracomunitarie, superiori a 1500km e le tratte extracomunitarie che effettuano un tragitto, compreso tra 1500km e 3500km;
• 600,00€ per tutte le tratte che non sono comprese nei due punti precedenti.

Come sempre ci sono alcune eccezioni, come i casi in cui, se il ritardo è compreso tra le tre e le quattro ore potrebbe esserci una riduzione del 50% del valore dell’indennizzo, oppure per i viaggiatori che pagano il volo meno di 50€ la somma massima di risarcimento si limita a 250€.

Effettuare la richiesta di rimborso, in poche parole è diritto di qualunque utente di qualsiasi compagnia aerea, anche se dovesse aver acquistato un biglietto tramite un’agenzia low cost.

Possibilità di richiedere assistenza immediata durante l’attesa

Naturalmente oltre al danno economico, attendere un volo in ritardo diventa spiacevole per molti altri motivi. L’attesa, soprattutto alla fine di una vacanza può essere snervante e portare cattivi umori, i quali vi porteranno a pensare di voler ottenere un risarcimento economico seduta stante. È possibile richiedere il rimborso durante l’attesa infinita? Assolutamente sì, ma bisogna rispettare alcune regole:

• Per quanto riguarda i voli programmati per tratte inferiori ai 1500km deve esserci un ritardo di almeno due ore, perché i passeggeri possano richiedere assistenza immediata alla compagnia;
• Se il volo in ritardo è intracomunitario e la sua tratta è superiore ai 1500km deve esserci un ritardo di almeno tre ore, lo stesso vale per quanto riguarda i voli extracomunitari che abbiano un percorso compreso tra i 1500km e i 3500km;
• I voli che non rientrano nelle categorie sopracitate dovranno, invece, avere un ritardo minimo di quattro ore.

Ci teniamo a precisare che queste regole valgono esclusivamente per i passeggeri che vogliano richiedere l’assistenza immediata da parte della compagnia aerea.

Per quanto riguarda i voli che abbiano superato le cinque ore di ritardo, è possibile, invece, richiedere il rimborso completo del biglietto e rinunciare al volo senza il rischio di dover pagare alcuna penale. Questa tipologia di indennizzo si ottiene secondo le seguenti modalità:

• Hanno diritto a rinunciare al volo tutti i voli in partenza da un paese comunitario;
• Per quanto riguarda i voli provenienti da paesi non comunitari, ma che atterreranno in un aeroporto appartenente alla Comunità Europea, sarà possibili ottenere il rimborso soltanto nel caso in cui la compagnia area di appartenenza sia comunitaria.

Cosa fare appena scopri il ritardo del volo

Quando il tabellone segna un ritardo che supera la mezz'ora, la prima reazione è spesso di frustrazione. Ma proprio in quel momento è fondamentale mantenere la lucidità e agire con metodo. I minuti successivi alla comunicazione del ritardo sono cruciali per tutelare i propri diritti e massimizzare le possibilità di ottenere il risarcimento dovuto.

Passaggi immediati da compiere in aeroporto

La prima cosa da fare è recarsi al banco informazioni della compagnia aerea e richiedere una dichiarazione scritta che certifichi il ritardo. Questo documento è la base di qualsiasi richiesta di rimborso futura. Molte compagnie cercano di evitare di rilasciare questa documentazione, ma è un diritto del passeggero ottenerla.

Fotografa i tabelloni degli arrivi e delle partenze che mostrano l'orario previsto e quello effettivo. Queste immagini costituiscono una prova visiva immediata e difficilmente contestabile. Scatta anche foto alla tua carta d'imbarco e a qualsiasi comunicazione ufficiale della compagnia riguardo al ritardo.

Conserva tutti gli scontrini relativi a spese sostenute a causa del ritardo: pasti, bevande, chiamate telefoniche per riorganizzare trasferimenti o prenotazioni, eventuale pernottamento in hotel. Questi costi possono essere richiesti come rimborso aggiuntivo rispetto alla compensazione standard prevista dal regolamento europeo.

Chiedi al personale di terra il motivo specifico del ritardo. Se ti comunicano problemi tecnici, condizioni meteorologiche avverse o scioperi, annota esattamente le parole utilizzate. La natura del problema determina infatti se la compagnia può invocare circostanze straordinarie per non pagare il risarcimento.

Documentazione da raccogliere per la richiesta

Oltre alla certificazione del ritardo, è fondamentale raccogliere una serie di documenti che rafforzeranno la tua posizione. Il biglietto aereo originale con tutti i dettagli della prenotazione è ovviamente indispensabile, insieme alla carta d'imbarco che prova che ti sei effettivamente presentato al gate.

Se hai prenotato attraverso un'agenzia come Traveldesign, conserva tutta la corrispondenza relativa alla prenotazione. Le agenzie specializzate in viaggi di lusso spesso forniscono assistenza nella gestione delle pratiche di rimborso, alleggerendo notevolmente il carico burocratico.

Raccogli anche prove della durata effettiva del ritardo all'arrivo. Non basta che il volo sia partito in ritardo: ciò che conta è l'orario di arrivo a destinazione. Un volo può recuperare tempo durante la tratta, riducendo il ritardo finale. Al contrario, può accumolare ulteriore ritardo e superare le tre ore che danno diritto alla compensazione.

Se il ritardo ti ha causato la perdita di coincidenze, conserva la documentazione anche di questi voli. Quando si tratta di tour complessi o viaggi di nozze articolati su più destinazioni, il ritardo iniziale può avere conseguenze a catena che aumentano il danno subito.

Come comunicare con la compagnia aerea

L'approccio con il personale della compagnia deve essere fermo ma educato. Alzare la voce o comportarsi in modo aggressivo non solo è inutile, ma può ritorcersi contro di te. Il personale di terra ha procedure precise da seguire e spesso non ha il potere di prendere decisioni autonome.

Quando ti rivolgi al banco assistenza, formula richieste chiare e specifiche: "Ho diritto a ricevere una dichiarazione scritta che certifichi il ritardo del volo, la sua durata e il motivo. Ho inoltre diritto a buoni pasto/sistemazione alberghiera secondo il Regolamento CE 261/2004". Citare la normativa europea dimostra che conosci i tuoi diritti e spesso accelera l'erogazione dei servizi dovuti.

Non accettare vaghe promesse verbali. Tutto deve essere messo per iscritto. Se ti dicono che "verrà tutto sistemato in seguito" o che "basta inviare un'email al servizio clienti", insisti per avere almeno un numero di pratica o un riferimento scritto della tua segnalazione.

Se la compagnia offre un voucher al posto del rimborso in denaro, sappi che hai il diritto di rifiutare e richiedere il pagamento in contanti. I voucher sono spesso soggetti a limitazioni d'uso e scadenze che li rendono meno vantaggiosi del denaro.

Per i viaggi verso destinazioni esotiche o località remote, il ritardo può comportare problemi più gravi della semplice attesa. In questi casi, la comunicazione tempestiva con la compagnia è ancora più critica per trovare soluzioni alternative che minimizzino il disagio.

Differenze tra rimborso, risarcimento e riprotezione

La terminologia legale nel settore aereo crea spesso confusione tra i passeggeri. Rimborso, risarcimento e riprotezione sono tre concetti distinti che si applicano in situazioni diverse e offrono tutele complementari. Comprendere queste differenze è essenziale per sapere esattamente cosa richiedere alla compagnia aerea in base alla propria situazione.

Chiarimenti sulla terminologia legale

Il rimborso si riferisce alla restituzione del prezzo del biglietto. Si applica quando il volo viene cancellato o subisce un ritardo talmente grave da rendere inutile proseguire il viaggio. Se ad esempio il tuo volo per le Maldive viene cancellato e tu decidi di rinunciare al viaggio, hai diritto al rimborso completo del costo del biglietto, senza trattenute né penali.

Il risarcimento (o compensazione pecuniaria) è invece una somma fissa che la compagnia deve versare al passeggero in caso di ritardo superiore alle tre ore, cancellazione o negato imbarco. Questo importo varia tra 250€ e 600€ in base alla lunghezza della tratta e non dipende dal prezzo effettivamente pagato per il biglietto. Puoi aver pagato il biglietto 150€ e avere diritto a un risarcimento di 400€, o viceversa.

La riprotezione è l'obbligo della compagnia di trovare una soluzione alternativa per portarti a destinazione. Questo significa un posto su un altro volo, anche di una compagnia diversa, nel più breve tempo possibile. La riprotezione non esclude né il rimborso né il risarcimento: sono diritti cumulabili.

Esiste poi l'assistenza, che comprende pasti, bevande, chiamate telefoniche e, se necessario, sistemazione in hotel. L'assistenza scatta già dopo due ore di ritardo per le tratte brevi e non richiede alcuna richiesta formale: è la compagnia che deve attivarsi spontaneamente.

Quando si applica ciascuna forma di compensazione

Il rimborso si applica principalmente in caso di cancellazione del volo o quando il ritardo supera le cinque ore e il passeggero decide di rinunciare al viaggio. In questa situazione, la compagnia deve restituire l'intero costo del biglietto per la parte di viaggio non effettuata, più eventualmente un volo di ritorno al punto di partenza originale se già ti trovi in viaggio.

Il risarcimento scatta automaticamente per ritardi superiori a tre ore all'arrivo a destinazione finale, per cancellazioni comunicate con meno di 14 giorni di anticipo, e per negato imbarco. La compagnia può evitare di pagare il risarcimento solo provando l'esistenza di circostanze straordinarie: condizioni meteorologiche estreme, scioperi del personale aeroportuale non dipendente dalla compagnia, rischi per la sicurezza.

La riprotezione è dovuta sempre, senza eccezioni. Anche se il ritardo è causato da circostanze straordinarie che esentano la compagnia dal pagare il risarcimento, l'obbligo di trovare una soluzione alternativa rimane. Questo è particolarmente importante per chi ha prenotato viaggi complessi con tappe multiple.

L'assistenza dipende dalla durata del ritardo e dalla lunghezza della tratta. Per voli fino a 1.500 km scatta dopo due ore, per voli intracomunitari sopra i 1.500 km e voli extracomunitari tra 1.500 e 3.500 km dopo tre ore, per le tratte più lunghe dopo quattro ore.

Possibilità di cumulare diverse forme di indennizzo

La buona notizia è che questi diritti sono cumulabili. Prendiamo un caso concreto: il tuo volo per Dubai viene cancellato con solo 48 ore di preavviso. In questo scenario hai diritto a:

• Riprotezione: la compagnia deve trovarti un posto su un altro volo per Dubai nel più breve tempo possibile
• Assistenza: pasti e bevande durante l'attesa, eventualmente hotel se la partenza del volo alternativo è il giorno successivo
• Risarcimento: la compensazione pecuniaria prevista (in questo caso 400€ per la tratta)
• Rimborso del biglietto: se preferisci rinunciare al viaggio invece di accettare la riprotezione

Non solo puoi cumulare questi diritti, ma puoi anche richiedere il rimborso di eventuali spese accessorie rese inutili dalla cancellazione o dal ritardo: prenotazioni di hotel a destinazione, tour prenotati, escursioni. Se avevi prenotato un safari in Namibia e il ritardo ti ha fatto perdere il primo giorno, puoi richiedere anche il rimborso proporzionale di quella parte del tour.

Attenzione però: se accetti il rimborso del biglietto e rinunci al viaggio, perdi il diritto alla riprotezione (che ovviamente non ha più senso) e il risarcimento potrebbe essere ridotto se la compagnia riesce a riproteggere entro un certo lasso di tempo dalla partenza originale.

Per i viaggi di nozze il discorso si complica ulteriormente. Il danno non è solo economico ma anche emotivo, considerando che si tratta di un'occasione irripetibile. In questi casi alcuni passeggeri hanno ottenuto risarcimenti aggiuntivi rivolgendosi a un legale, dimostrando che il ritardo ha compromesso in modo significativo l'intero viaggio.

Quanto tempo hai per richiedere il rimborso

La tempistica per presentare la richiesta di rimborso è un aspetto spesso sottovalutato ma cruciale. Molti passeggeri scoprono troppo tardi di aver perso il diritto alla compensazione semplicemente perché hanno tardato a formalizzare la richiesta. Conoscere i termini di prescrizione e rispettarli è fondamentale per non lasciare soldi sul tavolo.

Termini di prescrizione secondo la normativa europea

Il Regolamento CE 261/2004 non stabilisce un termine unico di prescrizione valido per tutta l'Unione Europea, delegando questa decisione alle normative nazionali dei singoli Stati membri. Questo crea una situazione frammentata dove i termini variano significativamente da paese a paese.

In linea generale, la maggior parte dei paesi europei applica termini di prescrizione compresi tra due e sei anni. Il termine decorre dalla data in cui si è verificato il disservizio (ritardo, cancellazione, negato imbarco), non dalla data in cui hai scoperto di avere diritto al rimborso o da quando hai inviato la prima richiesta alla compagnia.

È importante distinguere tra prescrizione e termini operativi delle compagnie aeree. Alcune compagnie stabiliscono nei loro regolamenti che le richieste devono essere presentate entro 30 o 60 giorni dall'evento. Questi termini non hanno valore legale se contrastano con la normativa europea e nazionale: anche se la compagnia li indica sul sito o nelle condizioni di trasporto, non può opporli al passeggero per rifiutare un risarcimento richiesto entro i termini di legge.

La prescrizione può essere interrotta dalla presentazione formale della richiesta alla compagnia. Da quel momento il termine ricomincia a decorrere da zero. Questo significa che anche se hai aspettato quasi fino alla scadenza per fare la prima richiesta, l'invio della domanda formale rimette in gioco l'intero periodo di prescrizione.

Variazioni nei diversi paesi membri

In Italia, il termine di prescrizione per i diritti derivanti dal contratto di trasporto aereo è di due anni. Questo è uno dei termini più brevi in Europa, motivo per cui è particolarmente importante non procrastinare la richiesta. Il termine decorre dalla data del volo, non dalla data di arrivo a destinazione.

In Francia, il termine è di cinque anni, offrendo quindi una finestra temporale molto più ampia. Questo vale sia per i voli operati da compagnie francesi sia per i voli in partenza da aeroporti francesi. Se hai vissuto un disservizio su un volo Parigi-Roma, potrai applicare il termine di prescrizione francese, più favorevole di quello italiano.

La Germania applica un termine di tre anni, la Spagna di cinque anni, il Regno Unito (che dopo Brexit continua ad applicare normative simili a quelle europee per i voli da e per l'UE) di sei anni. I Paesi Bassi prevedono cinque anni, mentre il Belgio stabilisce un termine di un anno dalla data del volo, uno dei più restrittivi in Europa.

La normativa applicabile dipende da diversi fattori: la nazionalità della compagnia aerea, il paese di partenza del volo, il paese di residenza del passeggero. In caso di tour intercontinentali con più scali, la questione può diventare complessa. È sempre consigliabile applicare il termine più breve possibile per sicurezza, evitando così contestazioni su quale normativa sia effettivamente applicabile.

Cosa succede se superi i termini

Una volta scaduto il termine di prescrizione, il diritto al risarcimento si estingue definitivamente. La compagnia aerea può legittimamente rifiutare di pagare, e non ci sono strumenti legali per costringerla a farlo. Anche se il ritardo è stato di 12 ore e hai tutte le prove documentali, superato il termine di prescrizione il diritto decade.

Alcune compagnie aeree sono più indulgenti di altre e potrebbero comunque prendere in considerazione richieste presentate oltre i termini. Questo accade raramente e solo per ragioni di immagine o fidelizzazione del cliente, non perché ne hanno l'obbligo. Le compagnie low-cost tendono a essere più rigide nell'applicazione dei termini rispetto alle compagnie di bandiera.

Se ti accorgi di essere vicino alla scadenza del termine, invia comunque la richiesta immediatamente, anche se non hai ancora raccolto tutta la documentazione. Puoi sempre integrare la richiesta successivamente con ulteriori documenti. L'importante è che la prima comunicazione formale arrivi entro i termini, interrompendo così la prescrizione.

In caso di dubbi sulla normativa applicabile o sui termini, è preferibile agire tempestivamente. Per chi ha vissuto disservizi durante viaggi di nozze o tour complessi organizzati da agenzie specializzate, affidarsi all'agenzia stessa per la gestione della pratica può garantire il rispetto dei termini e una maggiore efficacia nella richiesta.

Chi presenta la richiesta per conto proprio dovrebbe sempre inviare la domanda tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o PEC (posta elettronica certificata), conservando la prova dell'invio. Questo documento sarà fondamentale in caso di contestazione sulla tempestività della richiesta.

Negato imbarco e overbooking: i tuoi diritti

L'overbooking è una pratica consolidata nel settore aereo: le compagnie vendono più biglietti rispetto ai posti disponibili contando sul fatto che una percentuale di passeggeri non si presenterà. Quando però tutti si presentano, qualcuno resta a terra. Essere vittima di negato imbarco per overbooking è una delle esperienze più frustranti per un viaggiatore, ma la normativa europea offre tutele molto più robuste rispetto a quelle previste per i semplici ritardi.

Rimborsi previsti in caso di overbooking

Il negato imbarco per overbooking dà diritto alla stessa compensazione pecuniaria prevista per ritardi e cancellazioni, ma con importi potenzialmente più elevati e con un approccio più favorevole al passeggero. La compagnia deve prima cercare volontari disponibili a rinunciare al proprio posto in cambio di benefici: upgrade, voucher, compensazioni in denaro.

Se non si trovano volontari, la compagnia seleziona i passeggeri che devono rinunciare al volo. In questo caso, il risarcimento base parte da 250€ per le tratte fino a 1.500 km, 400€ per le tratte intracomunitarie superiori a 1.500 km e per quelle extracomunitarie tra 1.500 e 3.500 km, 600€ per le tratte oltre i 3.500 km.

Questi importi possono essere ridotti del 50% se la compagnia riesce a riproteggere il passeggero su un volo alternativo che arriva a destinazione entro determinate tempistiche rispetto all'orario originale. Ma attenzione: questa riduzione si applica solo se tu accetti la riprotezione. Se preferisci il rimborso del biglietto e rinunci al viaggio, hai diritto alla compensazione piena.

A differenza dei ritardi, dove la compagnia può invocare circostanze straordinarie per non pagare, nel caso di overbooking non ci sono scuse valide. L'overbooking è sempre una scelta gestionale della compagnia, quindi il risarcimento è dovuto in ogni caso. Questo rende il negato imbarco per overbooking uno dei casi in cui i diritti del passeggero sono più forti.

Come comportarsi se ti negano l'imbarco

Quando arrivi al gate e ti comunicano che non puoi imbarcarti nonostante tu abbia un biglietto valido e ti sia presentato puntualmente, la prima cosa da fare è chiedere il motivo specifico. Le compagnie spesso sono vaghe, parlando genericamente di "problemi operativi" o "questioni tecniche". Insisti per sapere se si tratta di overbooking.

Chiedi immediatamente una dichiarazione scritta che certifichi il negato imbarco e ne specifichi il motivo. Questo documento è fondamentale per la richiesta di risarcimento. La compagnia ha l'obbligo di fornirtelo, insieme a un documento informativo sui tuoi diritti secondo il Regolamento CE 261/2004.

Verifica quali alternative ti vengono proposte. La compagnia deve offrirti la scelta tra:

• Rimborso completo del biglietto e, se hai già fatto parte del viaggio, un volo di ritorno al punto di partenza originale
• Riprotezione sul primo volo disponibile per la stessa destinazione
• Riprotezione in una data successiva di tua scelta, compatibile con i posti disponibili

Non devi accettare per forza la prima soluzione proposta. Se la compagnia ti offre un volo il giorno successivo ma tu hai impegni improrogabili a destinazione, puoi rifiutare e richiedere il rimborso. Per chi ha prenotato viaggi di nozze in destinazioni esotiche, perdere anche solo un giorno può significare compromettere un'intera parte del viaggio.

Se decidi di accettare la riprotezione, hai comunque diritto all'assistenza immediata: pasti, bevande, chiamate telefoniche, e se necessario sistemazione in hotel con trasferimenti da e per l'aeroporto. Anche qui, non accettare promesse verbali: tutto deve essere documentato per iscritto.

Compensazioni aggiuntive rispetto ai semplici ritardi

Il negato imbarco può comportare danni che vanno oltre il semplice disagio dell'attesa. Se avevi prenotazioni di hotel, tour, escursioni o eventi che perdono valore o diventano inutilizzabili a causa del negato imbarco, puoi richiedere il rimborso di queste spese aggiuntive.

Documenta tutti i costi sostenuti: se devi prenotare un nuovo hotel perché quello originale non è più disponibile, se perdi l'accesso a un evento a cui avevi acquistato i biglietti, se devi cancellare escursioni prepagate. La compagnia è tenuta a rimborsare questi costi ragionevoli e prevedibili.

Per i viaggi di nozze di lusso, il danno può essere ancora più significativo. Perdere la prima notte in un resort esclusivo alle Maldive o in Polinesia non significa solo perdere denaro, ma compromettere un'esperienza unica e irripetibile. In questi casi, è possibile richiedere compensazioni aggiuntive per il danno morale, soprattutto se si riesce a dimostrare che la compagnia avrebbe potuto evitare il problema con una gestione più attenta.

Alcuni passeggeri hanno ottenuto risarcimenti più sostanziosi rivolgendosi al Giudice di Pace o attivando procedure di conciliazione. Le compagnie tendono a essere più concilianti quando si rendono conto che il passeggero è determinato a far valere tutti i suoi diritti e ha una buona documentazione del caso.

Se hai prenotato attraverso un'agenzia specializzata, questa può agire per tuo conto nei confronti della compagnia aerea, spesso con maggiore efficacia grazie ai rapporti consolidati con i vettori. Le agenzie che organizzano viaggi di lusso hanno generalmente canali prioritari per la gestione delle emergenze e possono trovare soluzioni alternative più rapidamente di quanto potrebbe fare il singolo passeggero.